Les outils collaboratifs, un élément clé de la transition numérique

Au quotidien, les interactions avec vos partenaires, clients, fournisseurs et collaborateurs sont nombreuses. Vous tentez de communiquer avec l’ensemble de l’écosystème de votre organisation mais la coopération est difficile. Les compétences de chacun ne sont pas clairement identifiées, tout le monde ne dispose pas du même niveau d’informations, le travail collaboratif et les échanges de données sont problématiques.

 

Les outils collaboratifs, un élément clé de la transformation digitale

 

Des solutions existent ! 

Pour répondre à ces différents besoins des solutions sont présentes sur le marché. La transition numérique s’effectue sur deux niveaux : en externe, pour optimiser la relation client et en interne, avec la productivité des équipes. Dans les deux cas, il s’agit d’automatiser les processus et de gagner en efficacité dans les échanges.

 

L’évolution des relations externes

Les points de contact entre l’entreprise et son écosystème sont multiples et cela génère une augmentation du volume à gérer. Les demandes sont différentes, la proximité et la réactivité sont indispensables mais plusieurs questions se posent : Comment répondre à ces demandes sans visibilité ? Quelle est l’avancée d’un projet ? Ce document est-il la dernière version ? Quel est l’interlocuteur auquel je dois m’adresser ? 

 

La modification de l’organisation de travail

Répondre aux questions précédentes impose un changement des habitudes de travail en interne. La mise en place d’outils collaboratifs est alors indispensable. 

  • Un logiciel de gestion du temps et des tâches, pour optimiser la répartition des travaux parmi vos ressources selon leurs compétences, lieux géographiques, disponibilités. C’est un outil adapté à la gestion des équipes itinérantes et sédentaires et à tous types d’activités. Parmi les différentes solutions du marché, il existe novaTime idéal pour la gestion de projets collaboratifs et la planification d’intervenants. Le plus, la solution dispose d’une application favorisant la mobilité.

 

  • Une solution de partage de documents, pour faciliter les échanges d’informations dans votre structure. Ce type d’outil vous permet de centraliser vos documents sur une plateforme accessible en mobilité, souvent grâce à une application sur smartphone. Vous pouvez également partager vos documents à différentes personnes (clients, partenaires, fournisseurs, collaborateurs…). Toutes sortes de solutions de partage de documents, aussi appelées FSS (File Sync and Share), sont à votre disposition. Nous vous conseillons d’utiliser novaDrive, une solution découpée en 3 déclinaisons adaptées à chacun des besoins comme par exemple l’autonomie de gestion des droits et la personnalisation de l’espace.

 

  • Un espace collaboratif qui réunit l’ensemble des moyens de communication de votre structure. Egalement composé d’un répertoire, la solution recense les coordonnées de vos collaborateurs. Il s’agit d’un espace virtuel de partage favorisant la prise de décision à plusieurs. On peut citer comme solution novaLink qui est un bon exemple d’espace collaboratif.

 

La combinaison des outils 

Pour plus de performance et d’agilité, il est conseillé d'utiliser ces trois types de logiciels conjointement. En effet, La gestion du temps, le partage de documents et l’espace collaboratif se complètent et fonctionnent ensemble. Ce sont les solutions du quotidien pour réduire le stress et accroître la visibilité.