CGU novaDrive

Conditions Générales d’Utilisation et de Services de novaDrive

novaDrive est une solution éditée par novadys

 

novadys

3, espace Raymond Aron CS 80547 – Saint-Martin sur le Pré – 51013 Châlons-en-Champagne cedex
Tél. : 03.26.65.21.26.

Date de publication :  11 Juin 2021

Date d’entrée en vigueur : 11 Juin 2021

Merci d’avoir choisi novaDrive ! Notre mission est de créer une façon plus ouverte de travailler en fournissant une plateforme intuitive et unifiée pour collaborer avec les autres et libérer votre énergie créative. Nous expliquons ici comment nous collectons, utilisons et traitons vos informations personnelles lorsque vous utilisez nos sites Web, logiciels et Services (ci-après les « Services« ).

Quelles données et pour quelles raisons

Nous collectons et utilisons les informations suivantes afin de fournir, d’améliorer et de protéger nos Services :

• Informations sur le compte.

Nous collectons et associons à votre compte les informations que vous nous fournissez lorsque vous effectuez des opérations comme vous connecter à votre compte, ajouter des fichiers, supprimer des fichiers ou créer des partages avec des tiers, qu’ils appartiennent à votre organisation ou que ce soit des partages publics.

• Vos Données. 

Nos Services sont conçus pour faciliter le stockage, le partage et la mise à disposition de vos fichiers, documents, photos, commentaires, messages, etc. (ci-après vos “Données”), de collaborer avec d’autres utilisateurs et de travailler sur plusieurs appareils. Pour rendre ces actions possibles, nous stockons, traitons et transmettons vos Données entre vos différents périphériques, ainsi que les informations qui y sont associées. Ces dernières peuvent inclure vos informations de profil, qui facilitent la collaboration et le partage de fichiers avec d’autres utilisateurs, ainsi que des informations telles que la taille du fichier, l’heure de son transfert, les collaborateurs et l’activité d’utilisation. Nos Services vous proposent différentes options pour partager vos Données. L’une des finalités novaDrive étant le travail collaboratif et l’échange, chaque utilisateur est informé que les éléments de son profil, renseigné par ses soins, est visible de l’ensemble des utilisateurs de novaDrive. En renseignant son profil, l’utilisateur donne son accord pour qu’il soit visible des autres. Les données publiées dans novaDrive (nom, prénom, adresse de courrier électronique, organisme de rattachement, etc.) peuvent être assimilées à un annuaire et sont réservées à l’usage exclusif des utilisateurs de novaDrive et aux seules fins de leur permettre d’entrer en contact les uns avec les autres. Elles ne font l’objet d’aucune communication à des tiers. Il est interdit d’extraire, de stocker, de reproduire, de représenter ou de conserver, directement ou indirectement, sur un support quelconque, par tout moyen et sous toute forme que ce soit, tout ou partie qualitativement ou quantitativement substantielle de l’annuaire auquel l’utilisateur accède.

• Informations d’utilisation.

Nous collectons des informations liées à la façon dont vous utilisez les Services, y compris sur les actions que vous effectuez dans votre compte (telles que le partage, la modification, la consultation et le déplacement de fichiers ou de dossiers). Ces Données nous servent à améliorer nos Services, à développer de nouveaux Services et de nouvelles fonctionnalités, et à protéger nos utilisateurs.

• Informations sur l’exploitation. 

novadys est l’entreprise responsable de l’exploitation de novaDrive. novadys, est hébergeur de la solution sur une infrastructure mise à disposition dans les Datacenter Français d’OVH.

• Informations sur l’appareil.

Nous collectons également des informations à partir de et à propos des appareils dont vous vous servez pour accéder aux Services. Celles-ci incluent les adresses IP, le type de navigateur et l’appareil que vous utilisez, les identifiants associés à vos appareils.

• Cookies et autres technologies.

Nous utilisons des technologies telles que des cookies et des balises Web pour fournir, améliorer nos Services. Par exemple, les cookies nous aident à mémoriser votre nom d’utilisateur pour votre prochaine visite, à comprendre vos interactions avec nos Services et à améliorer ces derniers en fonction des renseignements recueillis.

Voici la liste des cookies techniques utilisés :

– « nvd » fournit par novadys qui permet de mémoriser le nom du serveur sur lequel vous êtes connecté avec comme durée de validité la durée de la session,

– « oc_sessionPassphrase » et un cookie composé de lettres et de chiffres commençant par les lettres « oc » fournit tous les deux par novadys qui permettent de ne pas avoir à se réidentifier pendant la durée de validité du cookie soit la durée de la session.

Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour qu’il n’accepte pas les cookies, mais cela peut limiter votre capacité à utiliser nos Services.

Les catégories de données traitées dans l’applicatif sont :
– l’identifiant et le mot de passe ;
– la civilité, le nom et le prénom ;
– des éléments de type coordonnées (l’adresse de courrier électronique, téléphone) ;
– les Groupes (dossiers d’intérêts) choisies par l’utilisateur ;

–  les rôles définissant les droits des utilisateurs ;

Sont également traitées certaines informations liées à l’utilisation de novaDrive :
–  la date de création du compte ;
–  la date de début et de fin de validité ;
–  la date de la dernière connexion au service ;
–  la date d’activation du compte ;
–  la date de désactivation du compte ;
–  la date de modification du mot de passe ;
–  le nombre de fois où l’utilisateur a modifié son compte ;
–  l’historique des activités du compte;

• Marketing.

Aucune donnée n’est utilisée dans un but commercial ou servant à communiquer dans le but de promouvoir d’autres produits de novadys

• Fondements du traitement de vos données.

Le traitement repose sur la base légale de l’intérêt légitime. Nous collectons les données personnelles décrites ci-dessus afin de vous fournir les Services de manière fiable et sécurisée. Si nous devons traiter vos données personnelles pour d’autres finalités, nous vous demandons votre consentement à l’avance ou exigeons que nos partenaires obtiennent ledit consentement. novadys s’engage à œuvrer pour assurer la sécurisation et la confidentialité des données traitées sur novaDrive, dans l’état de l’art.

Des mesures sont prises pour que les prestataires associés soient acteurs de cette sécurisation. 

Partage des Données collectées

Nous ne vendons pas ni ne donnons, des informations, comme indiqué ci-dessous, à des annonceurs publicitaires ou à d’autres tiers.

• Autres personnes travaillant pour et avec novadys.

novadys a recours à certains tiers de confiance (par exemple, des prestataires de services d’assistance et de services informatiques) qui l’aident à assurer, améliorer, protéger et promouvoir ses Services. Ces tiers n’ont accès à vos informations que pour réaliser des tâches en notre nom et conformément à notre politique de confidentialité. Nous restons responsables du traitement de vos informations par ces tiers conformément à nos instructions. Les données collectées dans le cadre de la gestion sont à usage purement fonctionnel et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers. 

• Autres utilisateurs.

Nos Services rendent visibles des informations telles que vos nom, photo de profil, appareil et adresse e-mail à d’autres utilisateurs, notamment dans votre profil utilisateur et les notifications de partage. Vous pouvez également partager vos Données avec d’autres utilisateurs si vous le souhaitez. Si vous avez acquis un compte novaDrive avec une adresse e-mail sur un domaine appartenant à votre employeur ou à votre organisation, nous nous réservons le droit de rendre certaines de vos informations de base (telles que votre nom, celui de votre équipe, votre photo de profil et votre adresse e-mail) visibles par d’autres utilisateurs sur le même domaine, afin d’aider vos collaborateurs et vos administrateurs à vous trouver et à trouver votre équipe. Cette procédure vous permet de vous synchroniser avec des équipes à rejoindre, et aide les autres utilisateurs à partager des fichiers et des dossiers avec vous.

Certaines fonctionnalités vous permettent également de rendre d’autres informations accessibles à d’autres personnes.

• Autres applications.

Vous pouvez également autoriser des fournisseurs tiers à accéder à vos informations et à votre compte. N’oubliez pas que l’utilisation qu’ils font de vos informations est régie par leur propre politique de confidentialité et leurs propres conditions d’utilisation.

• Cas spécifique de novaDrive Entreprise ou Master :

Si vous êtes membre d’une organisation novaDrive, les Données contenues dans un stockage de type « Externe » sont la propriété de votre organisation. A ce titre, vos administrateurs peuvent avoir la faculté d’accéder au compte de votre organisation et de gérer vos droits d’accès. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez-vous reporter au règlement interne de votre organisation. Si vous n’êtes pas membre d’une organisation novaDrive, mais que vous interagissez avec un membre d’une organisation novaDrive (en rejoignant un dossier partagé ou en accédant aux fichiers partagés par cet utilisateur, par exemple), les membres de cette organisation peuvent voir les nom, adresse e-mail, photo de profil et adresse IP associés à votre compte au moment de cette interaction.

• Ordre public et intérêt public.

Nous pouvons divulguer vos informations à des tiers si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire afin de

• Nous conformer aux lois, à la réglementation, aux procédures judiciaires ou aux demandes émanant des autorités ;
• Protéger toute personne contre des dommages corporels graves, ou la mort ;
• Lutter contre la fraude ou les atteintes portées à novadys ou à nos utilisateurs ;
• Protéger les droits, la propriété, la sécurité ou les intérêts de novadys ;
• Exécuter une mission effectuée dans l’intérêt public.

Nous accordons une grande importance à la bonne gestion de vos Données et assumons pleinement la responsabilité de celle-ci. Nous sommes convaincus que vos Données doivent bénéficier des mêmes garanties juridiques, qu’elles soient stockées sur nos Services ou sur le disque dur de votre ordinateur personnel. Lorsque nous recevons des demandes émanant des autorités, nous les examinons et répondons à celles-ci (notamment aux demandes relevant de la sécurité nationale) concernant vos Données :

• Faire preuve de transparence
• Lutter contre les demandes non ciblées
• Protéger tous les utilisateurs
• Fournir des Services de confiance

Modalités de la collecte de Données

• Sécurité.

Nous disposons d’une équipe dédiée qui assure la sécurité de vos informations et teste les vulnérabilités potentielles. En plus du chiffrement des échanges de Données et l’enregistrement des informations relatives aux accès lorsque de nouveaux appareils et applications sont associés à votre compte, nous travaillons en permanence sur de nouvelles fonctionnalités pour assurer la sécurité de vos informations.

• Contrôle.

Vous pouvez accéder à vos informations personnelles. Si vous souhaitez les modifier ou les supprimer, il vous suffit de vous rapprocher de votre gestionnaire de compte identifié dans votre contrat novaDrive. La gestion des utilisateurs (création et suppression de compte) est assurée par le responsable de traitement. Ce dernier à la responsabilité de s’assurer de la clôture du compte lors du départ d’un utilisateur. En aucune manière novadys ne pourrait être tenue responsable d’une gestion défaillante du responsable de traitement qui n’accomplirait pas cette demande de fermeture d’accès. L’utilisateur créé son propre mot de passe. Il est fortement recommandé d’utiliser un jeu enrichi de caractères (minuscules, majuscules, chiffres, signes spéciaux), d’utiliser huit caractères au moins, de ne pas utiliser prénom, nom, raison sociale de l’organisme, de changer régulièrement de mot de passe. L’utilisateur est responsable de tous les éléments permettant l’accès sécurisé à novaDrive. En aucun cas ces données ne devront être communiquées à des tiers. L’utilisateur s’engage à informer immédiatement l’administrateur de la solution de toute utilisation non autorisée de son mot de passe ou de son compte. L’utilisateur ne doit jamais  communiquer son mot de passe de connexion à quiconque. Si cela venait à se produire, l’utilisateur doit s’assurer du remplacement de ce dernier dans les plus brefs délais. Chaque Membre utilisateur de novaDrive est conscient qu’il est également un élément capital de la sécurité et est appelé à veiller à la protection des droits d’accès qui lui ont été confiés et de signaler tout incident pouvant affecter la sécurité de novaDrive et des données qui y sont hébergées. Chaque utilisateur dispose, conformément à la législation en vigueur, d’un droit d’accès et de rectification de ses données personnelles le concernant. Ce droit permet que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel qui sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées. Nous prendrons toutefois la précaution de vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à vos données personnelles.

• Conservation. 

Lorsque nous vous créons un compte novaDrive, nous conservons les informations que vous stockez sur nos Services pendant toute la durée d’existence de votre compte ou aussi longtemps que cela est nécessaire pour le bon fonctionnement des Services. En cas de résiliation d’abonnement, nous supprimerons votre compte, et nous commencerons à supprimer ces informations au bout de 30 jours. Veuillez toutefois noter que : la suppression de ces informations sur nos serveurs et nos systèmes de stockage de secours peut prendre un certain temps ; et nous pouvons conserver, si nécessaire, ces informations afin de respecter nos obligations légales, de résoudre des litiges et d’appliquer nos accords.

Champ d’application

Dans le cadre de la Réglementation Générale de la Protection des Données (RGPD), nous ne pouvons conserver, traiter et transmettre vos informations à but commerciale ou à tout autre but hormis aux organismes d’état dans le cadre de procédures légales en vigueur sur le territoire Français. Des informations peuvent également être stockées localement sur les appareils que vous utilisez pour accéder aux Services.

Modifications

En cas de réorganisation, de fusion, d’acquisition ou de vente de nos biens, vos informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération. Nous vous préviendrons de telles opérations (en envoyant un message à l’adresse e-mail associée à votre compte, par exemple) et nous vous indiquerons les options qui vous sont alors offertes.

Nous pouvons réviser la présente politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente sera alors publiée sur notre site Web. Dans le cas où une révision limiterait de manière conséquente vos droits, vous en serez informé.

Vos droits concernant le contrôle et l’accès à vos informations

Vous avez le contrôle sur vos informations personnelles et la façon dont elles sont collectées, utilisées et partagées. Par exemple, vous avez le droit de :

• Effacer ou supprimer une partie ou l’intégralité de vos fichiers dans votre compte novaDrive. Pour savoir comment supprimer des fichiers enregistrés dans novaDrive, référez-vous au manuel utilisateur.
• Modifier ou corriger vos données personnelles. Vous pouvez demander la modification de vos données personnelles, en contactant le gestionnaire de compte identifié dans votre contrat novaDrive.
• Accéder à vos données et les récupérer. Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies. Pour savoir comment procéder, veuillez envoyer un mail à dpo@novadys.fr

Responsabilités

novadys vous met à disposition un espace de stockage. Le contenu de cet espace est sous votre responsabilité. Ainsi, tout document dont le contenu détient des Données à caractères Pédophiles, pornographiques, violents, terroristes, qui relève de la sécurité nationale ou tout autre Données interdites par la législation en vigueur est sous votre responsabilité. novadys ne saura être tenu pour responsable du stockage de ces Données. novadys invite tout utilisateur à signaler tout contenu illicite ou susceptible de revêtir des infractions. Pour nous signaler un tel contenu, nous vous invitons à contacter le responsable de traitement de la plateforme novaDrive  ou son gestionnaire de compte de novaDrive par email en précisant le lien vers le contenu que vous estimez illicite. L’utilisateur est seul responsable de l’exploitation, de l’utilisation et de la publication des données qu’il peut obtenir sur novaDrive. novadys ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations diffusées par les utilisateurs ou des problèmes techniques rencontrés sur les sites vers lesquels sont établis des liens, ou de toute interprétation des informations publiées sur ces sites ainsi que des conséquences de leur utilisation. De même, l’utilisateur est seul responsable des modifications qu’il effectue sur son profil. novadys ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations que l’utilisateur aura modifiées ou des conséquences de ses modifications.

Nous contacter

Si vous résidez en France métropolitaine, vos informations personnelles sont contrôlées par novadys. Si vous avez des questions sur novaDrive, nos Services et la confidentialité, contactez notre Délégué de la Protection des Données à l’adresse dpo@novadys.fr. Si celui-ci ne parvient pas à répondre à votre question, vous pouvez contacter votre autorité de contrôle de la protection des données locales.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôler
Chaque utilisateur bénéficie du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. En France, l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données à caractère personnelle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, donc le site web est disponible à cette adresse : https://www.cnil.fr.