FAQ logiciel de suivi de projets
Retrouvez sur cette page toutes les réponses à vos questions concernant un logiciel de suivi de projets, en particulier sur la solution novaTime
Suivre un projet efficacement est devenu un véritable enjeu pour les entreprises. Entre la gestion des plannings, le suivi des tâches, la coordination des équipes et le respect des budgets, il est parfois difficile d’avoir une vision claire de l’avancement des projets. Lorsque les informations sont dispersées entre différents fichiers, emails ou outils, les risques de retard, d’erreur ou d’oubli augmentent rapidement.
Un logiciel de suivi de projets permet de centraliser l’ensemble des informations dans un environnement unique. Les responsables disposent d’une vue d’ensemble sur les projets en cours, les ressources mobilisées, les échéances à respecter et les éventuels points de blocage. Les équipes gagnent quant à elles en visibilité sur leurs missions et peuvent collaborer plus facilement au quotidien.
Pour les entreprises qui gèrent des chantiers, des interventions techniques ou des équipes mobiles, les enjeux sont encore plus importants. Il est essentiel de pouvoir suivre l’avancement des travaux en temps réel, partager les informations entre le terrain et le bureau, et réagir rapidement en cas d’imprévu. Un logiciel de suivi de projets doté d’une application mobile facilite cette circulation de l’information et améliore la coordination entre tous les intervenants.
Au-delà du suivi opérationnel, un logiciel de gestion de projets contribue également à une meilleure maîtrise des coûts et des délais. Les tableaux de bord permettent d’identifier rapidement les écarts entre le prévisionnel et la réalité, d’anticiper les dérives et de prendre des décisions plus éclairées. Les responsables disposent ainsi des indicateurs nécessaires pour piloter leurs activités avec davantage de sérénité.
Que vous soyez une PME du BTP, une entreprise de maintenance, un bureau d’études ou une société de services techniques, disposer d’un outil dédié au suivi de projets permet d’améliorer l’organisation, la productivité et la qualité de service. C’est aussi un moyen de renforcer la collaboration entre les équipes et de garantir un meilleur suivi des engagements pris auprès des clients.
Cette FAQ répond aux questions les plus fréquentes concernant les logiciels de suivi de projets, la gestion des chantiers, la planification des interventions, les applications mobiles terrain et les fonctionnalités proposées par novaTime.
Questions générales sur les logiciels de suivi de projets
Quel est le meilleur logiciel de suivi de projets pour une PME ?
Le meilleur logiciel de suivi de projets pour une PME est celui qui permet de centraliser le planning, le suivi des tâches, les ressources, les coûts et les documents dans un seul outil. Une PME doit privilégier une solution simple à déployer, accessible sur ordinateur et mobile, et capable d’évoluer avec la croissance de l’entreprise. Un logiciel de suivi de projets performant comme novaTime permet également de suivre l’avancement en temps réel et d’améliorer la collaboration entre les équipes.
Pourquoi utiliser un logiciel de suivi de projets ?
Un logiciel de suivi de projets permet de mieux organiser les tâches, respecter les délais et maîtriser les coûts. Il offre une vision globale de l’avancement des projets et facilite la communication entre les différents intervenants. Grâce à des tableaux de bord et des indicateurs en temps réel, les responsables peuvent identifier rapidement les retards, les risques et les actions prioritaires.
Comment suivre l'avancement d'un projet efficacement ?
Pour suivre efficacement l’avancement d’un projet, il est recommandé de définir des objectifs clairs, de planifier les tâches, d’attribuer les responsabilités et de mesurer régulièrement les indicateurs de performance. Un logiciel de suivi de projets facilite ce pilotage grâce à des outils de planification, des alertes automatiques et des tableaux de bord actualisés en temps réel.
Peut-on suivre plusieurs projets simultanément ?
Oui. Un logiciel de suivi de projets permet de gérer plusieurs projets en parallèle tout en conservant une vision globale de la charge de travail, des ressources disponibles et des échéances. Les responsables peuvent comparer les performances des différents projets et arbitrer plus facilement les priorités.
Quels indicateurs faut-il suivre dans un projet ?
Les principaux indicateurs de suivi de projet sont le respect des délais, l’avancement des tâches, la consommation du budget, la charge des équipes, le taux de réalisation des objectifs et la rentabilité. Ces indicateurs permettent de piloter efficacement les projets et d’anticiper les éventuelles dérives.
Comment réduire les retards de projets ?
Les retards sont souvent causés par un manque de visibilité sur les tâches, les ressources ou les imprévus. Un logiciel de suivi de projets permet d’anticiper les risques grâce à une planification détaillée, des alertes automatiques et un suivi en temps réel. Les responsables peuvent ainsi réagir rapidement et prendre les mesures correctives nécessaires.
Puis-je gérer mes plannings dans ce type de logiciel ?
Oui, quel que soit votre taille d’entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel de suivi de projets pour les plannings de vos collaborateurs, de votre matériel, de vos interventions… La planification optimale est l’élément essentiel du logiciel qui a pour objectif d’augmenter la productivité et l’efficience. Cela se traduit par de la visibilité sur les disponibilités, les absences, les interventions et missions quotidiennes. D’ailleurs, certains témoignages indiquent gagner plus de 5 heures par semaine depuis qu’ils réalisent leurs plannings dans novaTime. Pour faire simple, choisir un logiciel de suivi de projets pour faire votre planning, c’est faire le choix de la productivité, de la traçabilité et du collaboratif.
Quel est le coût d'un logiciel de suivi de projets ?
Les logiciels de suivi de projets sont pour la plupart une solution Saas c’est à dire un accès via un navigateur avec un coût mensuel par utilisateur. Selon les fonctionnalités de la solution logicielle choisie : planning, application mobile, champs personnalisés, cartographie, emails/SMS… les coûts peuvent varier. A noter que l’abonnement peut être différent selon l’usage (administrateur/utilisateur) et que la facturation peut être annuelle. C’est le cas pour novaTime en effet le coût de notre logiciel de gestion du temps et de planning novaTime est déterminé en fonction du nombre d’utilisateurs et il est facturé sous forme d’abonnement annuel. Afin d’obtenir un devis personnalisé selon vos besoins, nous vous invitons à nous contacter directement en utilisant le formulaire de contact.
Logiciel suivi de chantiers et BTP
Quel logiciel utiliser pour planifier les interventions terrain ?
Vous pouvez totalement utiliser un logiciel de suivi de projet comme un logiciel de planification des interventions qui permet d’organiser les tournées, d’affecter les techniciens, de suivre les disponibilités et d’optimiser les déplacements. Les entreprises du BTP, de la maintenance et des services techniques utilisent ce type de solution pour améliorer leur réactivité, réduire les temps de trajet et garantir le respect des délais d’intervention.
Comment suivre l'avancement d'un chantier en temps réel ?
Le suivi d’un chantier en temps réel repose sur la remontée régulière des informations terrain. Grâce à une application mobile, les équipes peuvent renseigner l’état d’avancement des travaux, transmettre des photos, signaler des anomalies et valider les étapes réalisées directement depuis le chantier. Les responsables disposent ainsi d’une vision actualisée de la situation et peuvent réagir rapidement en cas de retard ou d’imprévu.
Comment réaliser un compte-rendu de chantier numérique ?
Un compte-rendu de chantier numérique permet de centraliser les informations importantes telles que les travaux réalisés, les incidents constatés, les décisions prises et les actions à mener. Les données peuvent être saisies directement sur le terrain depuis un smartphone ou une tablette, puis partagées instantanément avec les équipes, les clients ou les sous-traitants. Egalement, les signatures des intervenants peuvent être récupérées et insérées au PV de recette. Cette dématérialisation facilite le suivi des projets et améliore la traçabilité des échanges. Un logiciel de suivi de projets convient au suivi des chantiers et permet de réaliser un compte-rendu de chantier numérique.
Comment gérer les équipes terrain et les ressources sur plusieurs chantiers ?
La gestion de plusieurs chantiers nécessite une vision globale des ressources humaines, matérielles et logistiques. Un logiciel de suivi de projets permet de visualiser la charge de travail des équipes, d’affecter les ressources selon les priorités et d’anticiper les éventuels conflits de planning. Cette approche contribue à optimiser l’utilisation des ressources et à améliorer la rentabilité des chantiers.
Comment améliorer le suivi des interventions techniques ?
Le suivi des interventions techniques peut être amélioré grâce à un logiciel dédié permettant de planifier les missions, suivre leur réalisation et conserver l’historique des opérations effectuées. Les équipes disposent d’un accès rapide aux informations nécessaires à leur intervention, tandis que les responsables bénéficient d’indicateurs précis sur les délais, la qualité de service et la productivité des techniciens.
Je suis une entreprise du bâtiment, la solution novaTime convient-elle ?
Oui quelque soit votre secteur d’activité, novaTime s’adapte à vous. C’est pourquoi, ce logiciel de gestion de projets est parfait pour gérer les chantiers des entreprises du batiment et de la construction : menuiserie, photovoltaïque, travaux en hauteur...
Intégration avec les outils de gestion de l'entreprise
Un logiciel de suivi de projets est-il compatible avec un logiciel ERP ?
Logiciel de facturation, ERP, CRM… un logiciel de gestion de projets et de planning comme novaTime en mode Saas offre la possibilité d’intégrer plusieurs connecteurs déjà existants au sein de votre organisation. A titre d’exemple : Batigest Connect, Codial, EBP…
Egalement, nous avons ouvert nos connecteurs / nos API à Zapier, un intermédiaire qui permet d’automatiser les échanges entre plus de 7700 solutions.
Avec la connexion de novaTime vers vos outils métiers et inversement, vous pouvez par exemple :
- Depuis le logiciel de devis : envoyer les commandes validées dans un projet de suivi de déploiement
- Vers le logiciel comptable : transmettre les informations du travail pour facturation dès qu’il est clôturé.
Ainsi, avec l’automatisation entre votre ERP et novaTime vous gagnez en rapidité et améliorez votre trésorerie grâce à une facturation immédiate.
Un logiciel de suivi de projets est-il un logiciel GMAO ?
Il est vrai qu’un logiciel de suivi de projets et des équipes comme novaTime peut s’apparenter à un logiciel de Gestion Maintenance Assistée par Ordinateur. La notion de la gestion du temps est le coeur des deux types de solution. Vous bénéficiez de tableaux de bord pour piloter et réaliser la gestion de vos ressources avec productivité. Vous pouvez ajouter du matériel et des ressources ainsi qu’un budget par mission et les suivre sur un planning optimisé et actualisé. Au-delà de certaines fonctionnalités d’un logiciel de GMAO, novaTime vous permet de gérer d’autres processus que celui de la maintenance (RH, qualité, gestion de la relation clients…).
Je suis équipé d'un outil de SIRH, à quoi peut me servir novaTime ?
D’une part, votre outil de SIRH vous permet de générer les éléments de paie, d’autre part, un logiciel de suivi de projets comme novaTime vous permet d’obtenir des remontées terrain, toutes les informations d’ordre opérationnel pour vos calculs comme les temps passés et le matériel utilisé. Egalement, novaTime vous permet une vue opérationnelle sur votre suivi d’intervention, d’équipes, de ressources. Il est possible d’automatiser le lien entre les deux solutions via une API.
Je n'ai pas de CRM, est-ce que cela est bloquant ?
Si vous n’avez pas de logiciel pour la gestion de la relation clients, vous pouvez utiliser novaTime pour se faire. En effet, au-delà de votre suivi de production, vous pouvez également gérer l’amont avec le suivi des prospects comme par exemple avec les étapes suivantes : A contacter, 1er rendez-vous effectué, devis envoyé, devis signé. Vous pourrez ensuite passer de façon automatique les devis signés dans un projet de suivi des commandes pour suivre le bon déroulement et planifier vos équipes. Toutefois, ce mode de fonctionnement à ses limites. Un logiciel de suivi de projets ne pourra pas éditer les devis ni émettre les factures. Néanmoins, vous y retrouvez vos contacts ainsi que l’état d’avancement de votre activité.
J'ai déjà un CRM et un ERP. Est-ce que un logiciel de suivi de projets est de trop ?
Non, ce sont deux outils complémentaires. D’une part, le CRM et l’ERP vous permettra entre autres d’établir les devis, d’émettre les factures et de gérer les flux financiers. D’autre part, le logiciel de suivi de projets vous permet de suivre les actions de votre entreprises sous différentes facettes que ce soit en avant-vente ou après-vente comme le suivi commercial, le suivi de production, le suivi après-vente… Le logiciel de suivi de projets vous permet de gérer la relation commerciale et la communication avec vos clients mais il vous permet aussi de suivre les temps passés de vos équipes et les ressources mobilisées.
Mise en œuvre et utilisation de novaTime
Comment puis-je prévenir mes clients de l'avancement ?
Si vous utilisez un logiciel de suivi de projets comme novaTime pour vos déploiements de commandes, vous pouvez planifier vos équipes et vos ressources matérielles pour vos clients. Une fois la commande planifiée de façon optimale, vous pouvez prévenir votre client par email ou SMS depuis le logiciel. Egalement, vous pouvez paramétrer des rappels automatiques et envoyer le compte-rendu de réalisation. Pour finir, la notion de déclencheur peut être mise en place pour que les actions se fassent pour vous et selon les contraintes que vous fixez.
Ai-je la possibilité de choisir les champs à compléter ?
Oui, avec la fonctionnalité de champs personnalisés dans le logiciel de suivi de projets novaTime, vous pouvez ainsi personnaliser votre fiche de travail en créant de nouveaux champs. Texte, liste déroulante, puces, nombre… libre à vous de déterminer les formats de votre choix. Cela a plusieurs avantages :
– Flexibilité totale : Ajoutez les informations qui comptent vraiment pour votre activité (coûts spécifiques, détails techniques, métriques de performance, etc.).
– Meilleure organisation : Centralisez toutes vos données, adaptées à votre façon de travailler.
– Un suivi plus précis : Restez au plus proche de la réalité de vos chantiers et activités
De quoi bénéficient mes équipes sur le terrain pour travailler en mobilité ?
Les équipes sur le terrain qui utilisent novaTime bénéficient d’une application mobile dédiée. Une fois les missions planifiées par les équipes du bureau, les techniciens visualisent chaque jour les missions qui leur sont attribuées. Au cours de la journée, ils peuvent saisir leurs temps passés, prendre des photos et faire signer les clients. A la clôture de la mission, un PV de réception/un compte-rendu en PDF peut être généré. Ils peuvent également saisir des commentaires ou répondre à des questions du bureau depuis l’application, c’est un gain de communication assuré.
Voici une vidéo rapide de présentation :
Puis-je visualiser le lieu de mes interventions sur une carte ?
Dans le cadre d’une utilisation pour intervenir chez des clients, le logiciel de suivi de projets novaTime est idéal avec sa cartographie. Ainsi, vous visualisez vos travaux directement sur une carte interactive et accédez en un coup d’œil aux informations clés : Géolocalisation précise des interventions pour une meilleure organisation et accès instantané aux détails du demandeur (nom, adresse, contact).
Cette fonctionnalité est née d’un besoin terrain : pouvoir repérer rapidement les clients à proximité afin de pouvoir avoir les informations pour intervenir à proximité en cas d’annulation. Nous l’avons enrichi pour qu’elle s’adapte aux usages de chacun. Sur novaTime, il est possible de rechercher, filtrer et interagir avec les travaux directement depuis la carte, pour une planification encore plus fluide.
Comment se passe le démarrage de novaTime ?
Après démonstration de la solution en visio et décision de votre part, notre équipe de consultants vous accompagne pour le paramétrage. Cela commence par un audit de vos usages et outils actuels pour vous proposer la meilleure configuration et former vos équipes.
Par qui est conçu novaTime ?
Le logiciel de suivi de projets novaTime est édité en France par les équipes de novadys. Maxence, Jonathan, Franck, Sarah, Clément… ils sont une dizaine à travailler au quotidien sur le développement de novaTime. Au quotidien, ils imaginent et construisent les fonctionnalités d’aujourd’hui et de demain pour répondre à vos besoins : application mobile, planification, intelligence artificielle, gestion des ressources matérielles et des stocks, indicateurs avec tableaux de bord…
Où sont stockées les données de novaTime ?
Toutes les données saisies dans novaTime sont stockées dans un cloud souverain en France. L’éditeur du logiciel novaTime, novadys, est certifié ISO27001 et HDS, gages de sécurité.
Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ?
Demandez à nos équipes en utilisant le formulaire de contact, elles se feront un plaisir de vous répondre !