Logiciels de planning : objectifs, usages et avantages
Les logiciels de planning optimisent les calendriers et les ressources des projets d’une entreprise pour augmenter sa productivité. Ces solutions sont idéales pour attribuer des missions selon les compétences, les disponibilités ou les ressources matérielles.
Une solution de planification s’adapte à l’organisation d’une entreprise et à ses activités. Elle propose des prestations ponctuelles et aussi récurrentes comme la maintenance ou le dépannage.
Prenons l’exemple d’un logiciel de planning pour une entreprise du bâtiment, la solution de planification est idéale pour attribuer les chantiers facilement selon :
- les dispositions ou le secteur géographique des équipes,
- les disponibilités de matériel (comme les matières premières ou les engins),
- le corps de métier ou les compétences (menuiserie, charpente, bardage, zinguerie, plâtrerie, étanchéité, agencement, isolation, peinture, électricité…).
Sommaire
Pourquoi utiliser un logiciel de planning ?
Premièrement, un logiciel de planification s’adresse principalement aux PME, ETI et grandes entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus internes. Comme par exemple, l’accès aux informations, la collaboration entre les équipes ou la réduction des délais.
Ainsi, il est intéressant d’utiliser une solution de planning dans plusieurs cas, lorsque :
- vos équipes s’agrandissent,
- les compétences de vos équipes sont variées,
- vous avez un nombre important de missions à planifier,
- vous manquez de visibilité sur la planification,
- les remontées de vos équipes sur le terrain ne sont pas suffisantes.
De nombreuses entreprises utilisent Excel, mais cette solution n’est pas un logiciel de planning. Cette solution a donc ses limites. Pas de partage d’informations entre les équipes, difficultés à ajouter des tâches et à en informer les collaborateurs. C’est le cas de l’entreprise Silicéo, une PME de 100 collaborateurs. Auparavant, leurs équipes utilisaient Excel pour le planning mais cela n’était pas satisfaisant, le dirigeant s’est donc tourné vers une solution de planification pour gagner en visibilité.
Comment utiliser une solution de planification au quotidien ?
Une solution de planification peut être utilisée par plusieurs typologies d’utilisateurs au sein d’une entreprise. Par exemple, la Direction, les équipes sédentaires en charge du planning et les équipes itinérantes qui réalisent les tâches planifiées.
La mise à disposition de l’information et la collaboration constituent le cœur d’une solution de planification. Ensuite, chaque utilisateur peut ajouter ou consulter des informations sur le logiciel de planning qui centralise toute l’activité de l’entreprise.
Souvent, une solution de planification est disponible depuis une interface web pour les équipes au bureau. Ensuite, concernant les équipes terrain, elle est disponible depuis une application mobile.
La communication s’effectue bilatéralement, entre les équipes sédentaires, en charge de l’administratif et du planning et les équipes itinérantes, qui réalisent les tâches.
D’une part, les équipes sédentaires visualisent facilement les zones de disponibilités, les états des missions et les personnes pouvant être positionnées sur les projets.
D’autre part, les collaborateurs en charge de réaliser les tâches peuvent alors :
- Consulter à distance le planning et sa mise à jour en temps réel,
- Récupérer les informations concernant le projet à réaliser (lieu, personne à contacter…)
- Indiquer l’état du travail aux équipes sédentaires (bloqué, terminé…),
- Partager des photos et des documents pour attester du travail.
C’est le cas d’Adrien Nicolas, technicien de maintenance, qui utilise au quotidien un logiciel de planification avec une application mobile.
Quels sont les avantages d’un logiciel de planning ?
Tout d’abord, la Direction d’une entreprise peut suivre facilement l’activité des équipes, avec une solution de planification. Cela permet de générer plusieurs avantages comme anticiper la masse salariale, booster le taux de productivité ou encore réduire les délais de facturation.
Un projet planifié à une date optimale et mis à jour par tous, en instantané, peut être facturé plus rapidement et ainsi augmenter la trésorerie de l’entreprise.
En parallèle, les équipes itinérantes en charge de la réalisation des projets gagnent en autonomie et en mobilité. Ils peuvent consulter leur planning à tout endroit et à toute heure de la journée.
Pour finir, utiliser une solution de planning permet de gagner du temps, principalement pour les équipes en charge de la planification comme l’atteste Alexis Bouché, responsable maintenance : « J’ai gagné environ 2 heures par jour sur la planification ».
Avec un logiciel de planification, les équipes administratives automatisent des tâches répétitives, optimisent les plannings et ont accès à toutes les informations dans un espace. Cela permet notamment de retrouver l’historique des projets par client ou par type de prestation.
Pour conclure, un logiciel de planning permet d’améliorer la communication, le partage d’informations et donc la productivité à tous les niveaux de votre entreprise.