Les impacts de la dématérialisation
La transformation numérique est au cœur de la stratégie d’entreprise et la dématérialisation est l’une des étapes de la digitalisation. Aujourd’hui, les impacts de la dématérialisation ne sont pas négligeables pour les entreprises.
La problématique liée aux données échangées est une priorité. Plus de 60% des entreprises admettent avoir des difficultés à gérer leurs documents. En effet, chaque jour une personne consacre une heure de son temps de travail à la recherche de documents papiers.
Ensuite, les factures sont les premiers éléments à dématérialiser pour presque 80% des sondés. Qu’attendez-vous pour optimiser vos processus ? En plus d’un gain de temps, il s’agit également d’un gain d’argent puisqu’un traitement numérique coûte environ 5 euros moins cher qu’un traitement manuel !
Sommaire
Infographie : la dématérialisation en chiffres
Les indispensables de la dématérialisation
Sur le thème de la dématérialisation, certaines techniques sont indispensables. Par exemple, on retrouve :
- L’océrisation qui correspond à la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR). Cette technique permet de transformer un document scanné qui est considéré comme une image en un document texte dans lequel vous pouvez rechercher.
- Au quotidien, vous gérez des documents entrants et sortants structurés de la part de vos fournisseurs, clients, collaborateurs… La technique de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) identifie le type de document reçu grâce à des critères tels que le placement des champs, le code barre, etc.
- La Lecture Automatique de Documents permet, en association avec l’OCR et la RAD, de lire et extraire automatiquement les données d’un document.
- L’indexation consiste à catégoriser un document avec des informations permettant de rechercher le document, ces informations sont issues des processus de LAD, RAD et OCR. Elles sont appelées métadonnées.
- La Gestion Electronique de Documents (GED) est la suite logique à la numérisation, elle est faite pour centraliser et traiter les documents et les métadonnées associées.
- Pour finir, le Workflow qui est en réalité le circuit de validation des documents. Il s’agit d’un processus intégré à la GED qui représente les opérations à réaliser sur un document.
Les logiciels adaptés
Ainsi, on retrouve ce vocabulaire dans deux types de logiciels :
- Un outil de numérisation pour automatiser la capture des documents grâce aux technologies d’océrisation, de lecture et de reconnaissance des documents.
- Une GED pour couvrir tous les processus visant à gérer et à organiser les documents de manière informatisée.
Ces deux solutions peuvent fonctionner indépendamment. Toutefois pour une maîtrise totale des flux nous vous conseillons de les utiliser ensemble.
Pour répondre à vos besoins, nous avons développé EasyCapture qui vous permet de gérer efficacement, rapidement et simplement vos documents lors de la numérisation en leur administrant un traitement en quelques clics.
Ainsi que, documind, notre GED qui gère tous types de documents de l’acquisition jusqu’à la diffusion en passant par l’utilisation et la mise à jour au quotidien. Notre offre souple, ouverte et modulaire s’adaptera parfaitement aux spécificités de votre secteur d’activité.