Solution cloud GED
Vous êtes à la recherche d’une solution cloud GED ? Dans ce cas, votre spécialiste des logiciels cloud NOVADYS peut vous orienter vers deux solutions : documind et EasyCapture. En l’occurrence, nous vous proposons une solution intelligente de dématérialisation et de gestion des documents. Ainsi, vos équipes gagneront en productivité. Et le coût de traitement des documents diminuera de manière conséquente.
Vous désirez en savoir davantage sur notre solution cloud GED ? Contactez-nous pour demander une démonstration !
Sommaire
La transformation digitale : une opportunité pour les entreprises
Actuellement, la transformation digitale se tient au cœur de l’actualité économique. Et pour cause, c’est devenu une priorité pour de nombreuses entreprises. Cela concerne d’ailleurs tous les secteurs d’activité, sans exception.
Cette digitalisation se traduit alors par l’utilisation croissante d’outils numériques, au sein de l’entreprise. Ce processus aboutit à une transformation des manières de collaborer et travailler. Nous assistons notamment à une automatisation de certaines tâches, permettant de réels gains de productivité. Et l’intelligence artificielle commence à apparaître dans certains métiers.
Dans ce contexte, NOVADYS accompagne les entreprises dans leur transformation digitale, avec notamment une solution cloud GED.
La dématérialisation de documents : un des piliers de la digitalisation
Bien évidemment, la transformation digitale présente plusieurs dimensions avec par exemple les logiciels de suivi dédié au BTP, les planificateurs de tâche, les applications collaboratives mobiles, etc. Toutefois, la dématérialisation de documents constitue l’un de ses piliers.
Actuellement, certaines entreprises fonctionnent encore avec des documents papier, rangés en classeurs. En plus de prendre beaucoup de place dans les locaux, le traitement de ces documents prend un temps considérable. Selon les statistiques, chaque collaborateur passe en moyenne chaque jour 60 minutes pour rechercher des documents papier. Une dématérialisation des documents permettrait alors de réduire considérablement le temps de traitement et par conséquent le coût associé.
A titre d’exemple, le coût de traitement manuel d’une facture s’élève à 13,80 euros. En comparaison, le coût de traitement numérique descend à 8,95 euros. D’ailleurs, selon 79% des Français sondés, les factures seraient le premier élément à dématérialiser.
Dans ce contexte, nous offrons donc une solution de cloud GED avec documind et EasyCapture.
Vers une dématérialisation réussie
Bien évidemment, il convient d’adopter les bonnes solutions pour une dématérialisation réussie. En l’occurrence, certaines techniques s’avèrent tout simplement incontournables. Cela inclut notamment l’océrisation, la reconnaissance automatique de documents, la lecture automatique de documents, l’indexation, la GED et le workflow. A savoir, notre solution cloud GED intègre bien évidemment ces techniques. Entrons davantage dans le détail !
Océrisation
Vous n’avez jamais entendu parler d’océrisation. Cela désigne la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR). Grâce à cette technique, le document scanné n’est plus considéré comme une image mais comme un document texte. L’intérêt est de pouvoir ensuite lancer des recherches par rapport aux mots contenus dans le document. Cela permet de gagner un temps précieux.
Reconnaissance automatique de documents
Chaque jour, votre entreprise traite sans doute un grand nombre de documents de diverses natures : factures, devis, etc. Et très certainement, vous classez actuellement ces documents par catégorie, afin de mieux les retrouver. Toutefois, ce classement peut s’avérer long et fastidieux.
La reconnaissance automatique de documents (RAD) facilite alors le classement en identifiant le type de document. Pour préciser, l’identification s’avère possible grâce à certains critères comme le placement des champs, la présence d’un code barre, etc.
Lecture automatique de documents
Intégré à notre solution cloud GED, la lecture automatique de documents sert à lire et extraire les données d’un document de manière automatisée. A savoir, cette prouesse s’avère possible grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la reconnaissance automatique de documents (RAD).
Indexation
Grâce à l’indexation, il est possible de catégoriser un document selon des métadonnées. Pour préciser, il s’agit d’informations clés permettant d’identifier le document afin de le trouver facilement par la suite. Précisons que l’indexation résulte des processus de LAD, RAD et OCR. Notez que notre solution cloud GED embarque cette fonctionnalité.
GED (Gestion électronique de documents)
La gestion électronique de documents (GED) permet de centraliser et traiter les documents avec leurs métadonnées associées. Cela représente la continuité logique de la numérisation.
Workflow
Le workflow désigne le processus de validation et de traitement des documents. Autrement dit, le workflow se compose des différentes opérations à réaliser sur chaque document. Intégré à notre solution cloud GED, il permet une accélération de la gestion des documents.
Deux outils complémentaires
Pour bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités précédemment énumérées, il convient d’allier deux types de logiciels : un outil de numérisation et un outil GED.
Tout d’abord, l’outil de numérisation permet de scanner vos divers documents de manière automatisée. Celui-ci doit alors embarquer les techniques d’océrisation, de lecture et de reconnaissance de documents.
Ensuite, la solution cloud GED permet de couvrir l’ensemble des processus de traitement des documents, avec une gestion et une organisation de manière informatique.
Pour une maîtrise complète du workflow, nous vous proposons donc EasyCapture et documind.
Solution cloud GED : découvrez les outils NOVADYS
Vous souhaitez gagner du temps au quotidien en dématérialisant vos documents ? NOVADYS et ses experts en édition de logiciels cloud proposent donc une solution cloud GED, qui s’articule autour de deux outils distincts. Il s’agit de documind et de EasyCapture. Apportons quelques précisions sur le sujet !
EasyCapture : un outil de numérisation performant
Dans un objectif de dématérialisation, il convient tout d’abord d’adopter une solution de numérisation efficace. Dans cette optique, NOVADYS vous propose l’outil EasyCapture.
Cette solution vous permet tout d’abord de numériser tous vos documents papier en une seule fois. Avant la numérisation, vous pouvez définir des règles de découpage afin de catégoriser les documents par type : bon de commande, facture, devis, etc. Pour ce faire, vous pouvez notamment vous servir d’un code barre comme séparateur.
En parallèle, EasyCapture permet de travailler sur les documents numériques. Grâce à la définition de zones de reconnaissance optique, l’outil peut récupérer automatiquement les métadonnées et les associer au document. Ce dernier sera également classé selon sa catégorie.
Pour préciser, il est possible de paramétrer très simplement EasyCapture. En effet, l’interface se veut très intuitive et ergonomique. Ainsi, elle est à la portée de tous.
Enfin, précisons qu’une fois numérisés, les documents peuvent être exportés vers les logiciels internes de l’entreprise ou par la solution cloud GED.
Plusieurs bénéfices à la clé
L’outil EasyCapture offre plusieurs bénéfices. Tout d’abord, ce dernier permet de gagner un temps précieux au niveau de la numérisation et du classement des documents. En effet, comme évoqué, tous les documents peuvent être numérisés en une seule fois. De plus, leur catégorisation se fait automatiquement grâce aux règles de découpage. Même chose par rapport aux documents numériques puisque l’outil permet une automatisation quant à l’écriture des métadonnées.
Bien évidemment, ce gain de temps représente également un gain de productivité pour l’entreprise. En l’occurrence, grâce au temps dégagé, les collaborateurs concernés peuvent se dédier à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, l’outil EasyCapture contribue au bien-être de vos collaborateurs en leur épargnant des tâches répétitives, à savoir le scan et la classification des documents numérisés. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration !
Documind : un système de gestion électronique des documents (GED)
Vous avez besoin d’une solution cloud GED ? L’outil documind va alors sans doute répondre à l’ensemble des besoins de votre entreprise. Pour coller au mieux à ces derniers, notez d’ailleurs que l’offre NOVADYS se veut évolutive. Vous avez ainsi le choix entre documind Essentiel, documind Entreprise et documind Master. Apportons davantage de précisions sur chaque solution cloud GED.
Documind Essentiel
L’offre documind Essentiel représente une solution cloud GED essentiellement destinée aux TPE. Cette solution simple et efficace permet une centralisation des documents, quelle que soit leur origine. Qu’ils proviennent d’un scan, de logiciels professionnels (Excel, Word et autres) ou de votre ordinateur, vos fichiers peuvent facilement être stockés dans le Drop Zone documind.
A savoir, l’interface se veut claire et intuitive. Elle est de plus accessible depuis n’importe quel appareil, doté d’une connexion internet.
Les avantages
La solution cloud GED documind offre divers bénéfices aux TPE. Tout d’abord, cet outil facilite le travail en mobilité. Ensuite, cela contribue à la bonne circulation de l’information au sein des équipes puisque tous les collaborateurs ont alors à chaque instant le même niveau d’information. Enfin, cette solution fait gagner du temps au quotidien, notamment au moment de la recherche de documents.
Vous êtes intéressé par documind Essentiel ? Nous pouvons vous proposer une démonstration gratuite !
Documind Entreprise
Documind Entreprise incarne une solution cloud GED performante et flexible. En l’occurrence, cet outil permet, après numérisation, une automatisation du classement des documents puis une optimisation du workflow. Pour préciser, vous pouvez adapter le circuit de validation à votre activité, grâce à la définition d’étapes pré-créées.
Pour faciliter l’échange d’informations, l’outil embarque une messagerie interne, permettant de rédiger des commentaires sur chaque document. En parallèle, l’envoi de notifications par e-mail est prévu à chaque mise à jour du document suivi.
A savoir, le stockage des divers documents est totalement sécurisé, notamment grâce à une gestion des droits, une protection contre le copier/coller ou encore une interdiction de télécharger.
Les avantages
Comme vous l’avez compris, la solution cloud GED documind Entreprise promet un réel gain de temps et de productivité. En parallèle, cet outil assure à l’entreprise une protection de l’ensemble de ses documents. Enfin, celui-ci peut rapidement être opérationnel. A l’inverse de la majorité des solutions existantes nécessitant plusieurs mois de mise en place, documind peut être fonctionnel sous quelques semaines.
Vous voulez une démonstration ? Contactez notre équipe sans plus attendre !
Documind Master
Enfin, la solution cloud GED documind Master permet une gestion optimale des documents de votre entreprise, quelle que soit la volumétrie.
En l’occurrence, cet outil permet de s’adapter à votre manière de travailler, à l’infrastructure informatique de votre entreprise, y compris à vos applications métier. Pour préciser, une intégration de documind à vos applications tierces est possible grâce à une API.
Les avantages
Tout comme les solutions précédentes, documind Master permet un gain de temps considérable, tout en étant capable d’absorber des volumétries importantes. La grande force de cet outil réside surtout dans sa totale adaptabilité aux processus métier de votre entreprise.
Vous désirez en savoir plus sur cette solution cloud GED documind Master ? Contactez-nous pour une démonstration !
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